Главная > Продукты > Система учета абитуриентов и студентов
Продукты

Редкое учебное заведение может похвастаться наличием инструментов, которые сделали бы бумажную работу преподавателей и деканата более удобной, а учет поступающих и учащихся — точным и прозрачным. Хотя потребность в этом, пожалуй, есть без исключения у всех средних профессиональных и высших учебных заведений.

Специально для учебных заведений компания «Тауруна» разработала два оригинальных программных продукта — систему учета абитуриентов и систему учета учащихся (студентов дневных отделений, слушателей вечерних и заочных отделений, курсов повышения квалификации).

Уже более года при помощи этих инструментов ведется учет поступающих и учащихся в Ульяновском фармацевтическом колледже. С системой «Абитуриент» в колледже были успешно проведены вступительные кампании 2009 и 2010 гг., а система «Студент» хранит личные данные и сведения об успеваемости более 1000 учащихся.

Система «Абитуриент»: обзор

Система «Абитуриент» помогает улучшить качество работы приемной комиссии: компьютеризированный учет позволяет избегать ошибок и неточностей и детально фиксировать все данные абитуриента. Опыт показывает, что ведение учета сразу в электронном формате примерно в два раза (!) ускоряет работу приемной комиссии.

Оперативно просмотреть полную статистику абитуриентов и перечень предоставленных ими документов позволяет электронный журнал.

Кроме того, с помощью системы «Абитуриент» можно формировать экзаменационные группы, планировать график экзаменов и учитывать рабочее время экзаменаторов.

Система «Абитуриент»: основные возможности

1. Максимально полное заполнение карточки абитуриента. В систему вносятся данные об имени, дате и месте рождения, гражданстве; указываются адрес регистрации и проживания, телефон, данные родственников и другие сведения. Карточка пополняется сведениями о базовом образовании и дипломе, выбранной специальности и желаемой форме обучения, потребности в общежитии, изучаемом иностранном языке, льготах, результатах ЕГЭ, трудовом стаже.

2. Более точное и быстрое заполнение карточки абитуриента. В систему «Абитуриент» информацию о поступающих вносят сами представители приемной комиссии. От абитуриента требуется только устно ответить на вопросы комиссии и проверить, все ли данные внесены в карточку правильно. Так риск некорректного заполнения сводится к минимуму, а время работы с каждым абитуриентом сокращается приблизительно вдвое.

3. Проверка результатов сдачи ЕГЭ. Сертификат о сдаче ЕГЭ, предъявляемый абитуриентом при поступлении, можно сверить с государственной базой: убедиться в оригинальности, уточнить сумму набранных баллов.

4. Упрощение выдачи расписки. Вместе с заявлением абитуриенту необходимо предоставлять другие документы (аттестат, фотографии, медицинскую справку). Комиссии не придется готовить расписку об их получении вручную: все данные о принятых документах вводятся в программу, а расписка выдается в распечатанном виде.

5. Выгрузка отчетов в MS Excel и Adobe PDF. С системой «Абитуриент» выгрузка отчетов происходит максимально оперативно. Статистику можно размещать на доске объявлений или на сайте учебного заведения. Это особенно важно, когда имеется распоряжение ежедневно информировать о ходе вступительной кампании и конкурсе на каждую специальность.

6. Подготовка документации для проведения вступительных испытаний. Для формирования списка экзаменационных групп достаточно заполнить соответствующую форму, в которую после экзамена вносится оценка или сумма набранных баллов. Также программа позволяет создавать расписание экзаменов и учитывать рабочее время экзаменаторов.

7. Удобство подготовки договоров на оказание платных услуг. При помощи программной оболочки можно за несколько минут заполнить договор на платное обучение или договор найма комнаты в общежитии.

8. Перенос данных из системы «Абитуриент» в систему «Студент». Так деканат получит базовую информацию о поступивших и будет избавлен от необходимости создавать базу первокурсников с нуля.

Система «Студент»: обзор

Система «Студент» — это практичный набор инструментов для ведения базы данных учащихся и учета их динамики, мониторинга успеваемости в семестре и результатов экзаменационной сессии. Первичные данные могут использоваться для создания комбинированных отчетов по сложным условиям, в том числе — для подготовки сводных ведомостей по итогам года и вкладышей к дипломам.

Данные по текущей успеваемости в систему могут вносить сами преподаватели: это избавляет от лишней работы сотрудников деканата. Также в системе «Студент» деканат может создавать и хранить документы (например, договора со студентами и приказы администрации), что упрощает кропотливую работу с бумагами.

Система «Студент»: основные возможности

1. Простота учета динамики студентов. Перевод на следующий курс, переход в другую группу, уход в академический отпуск, отчисление — учет всех перемещений учащихся значительно упрощается. Все обращающиеся к базе видят актуальную информацию о статусе студента: можно забыть о путанице и несоответствии в ведомостях.

2. Поиск и отбор учащихся по различным параметрам. Сколько среди студентов молодых людей 16-18 лет? Какой процент отличников среди учащихся? Сколько студентов нуждается в общежитии? Ответить на эти и многие другие вопросы поможет гибкий фильтр: с его помощью можно отбирать студентов по любым условиям. Это упрощает и внутренний учет, и отчетность перед органами образования и военкоматом.

3. Единая база данных об успеваемости студентов. Данные о текущей успеваемости студентов по каждой дисциплине вносятся в единую базу самим преподавателем. Эта процедура не требует специальных знаний и займет всего несколько минут даже у начинающего пользователя.

4. Избежание дублирующей работы. Поскольку вся информация об успеваемости студентов хранится в единой базе, деканат избавляется от необходимости вести свою, дублирующую, отчетность по данной категории. Таким образом, для составления сводных ведомостей деканат использует и собственные данные о студентах (в частности, изучаемый язык, посещение кружков, потребность в общежитии, история перемещений), и данные об успеваемости, которые уже внесли в систему преподаватели.

5. Упрощение работы в предсессионный период. Основываясь на сводных данных об успеваемости, деканат может составлять точные списки допущенных к сессии студентов и заблаговременно информировать отстающих об академической задолженности.

6. Удобство работы с экзаменационными и сводными ведомостями. Благодаря системе не нужно заполнять объемные ведомости вручную: они автоматически составляются на основе первичных данных. В случае ошибки или изменения данных не надо заполнять всю ведомость заново: ошибку можно быстро исправить на компьютере, а лист ведомости — заново распечатать или выгрузить в форматах .xls или .pdf.

7. Ускорение выписки приложений к диплому. В приложении к диплому фиксируются итоговые оценки студента по всем дисциплинам за весь период обучения. Обычно выписка приложений к диплому — кропотливый бумажный труд, но с системой «Студент» для решения этой задачи достаточно обращения к базе данных и подготовке приложения к печати.

8. Ведение документации. Для оформления приказов администрации, договоров на платное обучение и других документов в системе предусмотрены стандартные формы, оптимизированные для вывода на печать. При необходимости каждое учебное заведение может самостоятельно отредактировать или видоизменить шаблоны: специально для этого в систему включен редактор форм. Система позволяет хранить архив документов: восстановить, например, утраченную копию договора о предоставлении места в общежитии или быстро просмотреть то или иное распоряжение администрации не составит особого труда.

9. Возможность использовать программу для учета на заочных и вечерних отделениях, курсах повышения квалификации. Прием заявлений и ведение базы учащихся, отбор слушателей по сложным условиям, ведение журнала успеваемости, составление отчетов, учетов сертификатов о повышении квалификации — все эти возможности доступны для работы со студентами любой формы обучения.

Системы «Абитуриент» и «Студент» поддерживают одновременные сеансы работы (вносить данные и работать с каждой программой может одновременно до пяти пользователей). На компьютерах, работающих с системами, должна быть установлена платформа Microsoft .Net Framework 2.0, по умолчанию имеющаяся в Windows Vista и Windows 7, а на центральном сервере — система MS SQL (вместе с системами «Абитуриент» и «Студент» предоставляется MS SQL Express).

AllStudentsFormAllStudents_selectedResultsBlankExamListEnteringExamMarksExamsListStudentsHobbyGroupsMainWindowMainWindowReferencesMoveStudentToGroupMovementsHistoryStudentsFilter1StudyPlanTotalListForm